Die Benutzung des in ABBW aufbewahrten Archivguts erfolgt auf der Grundlage der Kirchlichen Archivordnung (KAO) und der Benutzungsordnung für das Diözesanarchiv Würzburg in der Regel durch persönliche Einsichtnahme in Findmittel und Bestände vor Ort. Es ist zu empfehlen, die Nutzung mit Hilfe der auf der Internetseite von ABBW dargestellten Beständeübersicht vorzubereiten und/oder Ihr konkretes Anliegen schriftlich (per E-Mail, Fax oder Brief) an ABBW zu formulieren, um auf diesem Weg eine erste Einschätzung zur vorhandenen Überlieferung und den Nutzungsmöglichkeiten zu erhalten.

Zentrale Voraussetzung für eine Nutzung von Archivgut ist der Ablauf bestehender Schutzfristen nach kirchlicher Archivordnung. Dabei beträgt die allgemeine Schutzfrist 40 oder für einzelne Bestände 60 Jahre ab dem Schlussdatum der Archivalieneinheit. Bei Archivgut, das personenbezogene Daten enthält, richten sich die Schutzfristen nach den Lebensdaten der Personen. Archivgut darf hiernach frühestens 30 Jahre nach Tod der betreffenden Person bzw., wenn das Todesdatum nicht bekannt ist, 120 Jahre nach Geburt eingesehen werden (siehe ausführlich dazu KAO, § 9). Unterlagen, die bereits bei der Entstehung veröffentlicht oder zur Veröffentlichung bestimmt waren, unterliegen keinen Schutzfristen.

Der katalogisierte Buchbestand der Diözesanbibliothek (rund 160.000 Medieneinheiten sowie mehr als 400 laufende Zeitschriften) kann über den eigenen Bibliothekskatalog online oder im Lesesaal von ABBW recherchiert werden.

Übersicht über die Standortkennungen und Nutzungsmöglichkeiten:

0001 Lesesaalbestand, nicht ausleihbar, Benutzung vor Ort
0002 Magazinbestand, großteils ausleihbar (Ausnahmen s.u.)
0005 Handapparate, nicht ausleihbar, Benutzung auf Anfrage
0006 Altbestand und AV-Materialien, nicht ausleihbar, Benutzung vor Ort
0007 Dienststellenbibliotheken, nicht ausleihbar, Benutzung auf Anfrage

Bücher mit Standortkennung 0001 stehen frei zugänglich im Lesesaal. Bücher mit Standortkennung 0002 und 0006 können Sie zur Ansicht in den Lesesaal bestellen. Bücher mit Standortkennung 0005 und 0007 sind Bestandteil von Handapparaten bzw. eigenen Dienstellenbibliotheken und können auf Anfrage vor Ort eingesehen werden; ggf. ist auch eine Nutzung im Lesesaal von ABBW möglich. Der Großteil des Magazinbestands mit Standortkennung 0002 kann auch nach Hause entliehen werden, ausgenommen sind vor 1900 erschienene Werke, Einzelhefte von Zeitschriften, Zeitungen, Loseblattwerke, ungebundene Werke, Überformate, beschädigte oder sehr seltene und schwer ersetzbare Werke (s. hierzu auch die Benutzungsordnung für die Diözesanbibliothek Würzburg).

Für Buchbestellungen aus dem Magazin nutzen Sie entweder das Bestellformular oder schicken eine E-Mail an dbw-bestellung@bistum-wuerzburg.de.

Die Ausleihfrist beträgt vier Wochen. Sie kann bis zu zweimal verlängert werden (schriftlich oder telefonisch).

Grundsätzlich ist es möglich, von Archiv-, Bibliotheks- und Dokumentationsgut Reproduktionen erstellen zu lassen, sofern es dessen Erhaltungszustand und die geltenden archiv- und bibliotheksrechtlichen Bestimmungen sowie etwaige Rechte Dritter (Persönlichkeitsrecht, Urheberrecht) erlauben. Das Angebot umfasst eine ganze Reihe von unterschiedlichen Reproduktionsformen, angefangen von der einfachen Kopie als Arbeitsgrundlage bis zur hochauflösenden, als Druckvorlage geeigneten Bilddatei. Für die eigene Anfertigung von Reproduktionen steht ein Buchscanner im Haus bereit. Über die Kosten für Reproduktionen gibt die gültige Archivgebührenordnung Auskunft.

Seit dem 1. November 2018 ist den Nutzern im Haus das kostenfreie Fotografieren von Archiv- und Dokumentationsgut mit eigenen analogen oder digitalen Geräten unter besonderen Auflagen und Bedingungen erlaubt.

Generell ist für die Vervielfältigung und Veröffentlichung von Reproduktionen oder ihre Weitergabe an Dritte eine schriftliche Genehmigung von ABBW erforderlich.